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Flugkapitäne sind auf Checklisten abgerichtet. Das ist gut so. Die diffizilen Flugmaschinen mit unerklärlich arbeiteten Softwareprogrammen können nicht durch Intuition gesteuert werden. Das technische System ist zu komplex geworden. Deshalb konsultieren die Kapitäne der Lüfte sofort Checklisten, sobald ihnen der Normalfall abhandenkommt.

Viele Menschen am Boden lieben Checklisten für ganz unterschiedliche Bereiche. Anweisungen und genau definierte Handlungsvorschriften zur Lösung eines Problems oder einer bestimmten Art von Problemen in endlich vielen Schritten, erfreuen sich grosser Beliebtheit. Auch in Verhandlungsangelegenheiten ist dies so.

Aber das Umklinken aus der normalen Kommunikation in den Anspruchs- oder Verhandlungsmodus ist im privaten und persönlichen Bereich nur schwer zu konstatieren. Der Zeitpunkt zum Zücken der Checkliste deshalb schwer auszumachen. Viele Menschen verfallen plötzlich in ein Muster, wenn sie ahnen, dass das Gegenüber verfehlt, ihren Ansprüchen und Erwartungen zu genügen.  Muster sind menschliche, gleichförmige Handlungsabläufe oder Denk-, Gestaltungs- oder Verhaltensweisen, welche unbewusst ausgelöst werden. Die Muster des Menschen werden in der Prägungsphase geformt. Diese beginnt pränatal und endet mit der Pubertät. Muster im übertragenen Sinn sind unbewusste Softwarevarianten, welche durch bestimmte Auslöser aktiviert und abgespielt werden. Da jeder Mensch zwangsweise die Prägungsphase durchleben muss, besitzt jeder Mensch Muster. Eigene Muster zu erkennen, ist harte Arbeit an sich selber. So hart, dass viele Mitmenschen diese Mühe scheuen. Selbst erkannte Muster bereiten grosse Schwierigkeiten sie zu neutralisieren.

Für vorab angesetzte Verhandlungen, wie im Geschäftsleben oft der Fall, scheint der Einsatz von Checklisten angebracht. Besonders beliebt sind Tipps und Tricks für Begegnungen mit schwierigen und widerborstigen Verhandlungstypen. Oft entpuppen sich diese Anweisungsrezepte als Eselsleiter der eigenen Hilfslosigkeit im Verhaltensumgang, die zwar der relativen Selbstsicherheit aber nicht der Verhandlungslösung Vorschub leisten. Leitern sind in ihrer Natur linear, also eindimensional. Im verwirrenden Wusel von Macht, Interessen, Positionen, Verhalten und Äusserungen einer Verhandlungssituation sind Checklisten kaum eine Hilfe. Verhandlungssituationen, im Gegensatz zu Flugzeugen, sind keine wohl definierten Systeme, die sich mit gezielten Handlungen steuern lassen. Handlungsanleitungen sind deshalb oft nicht mehr als ein Surrogat eigener Sicherheit: Je hilfloser, desto angestrengter die Suche nach einer Patentlösung.

Bewusst zu handeln, ist oft nichts anderes, als der Versuch anstelle von unbewussten Mustern anscheinend klaren Rezepten zu folgen. Muster werden mit Anleitungen ersetzt.

In Verhandlungssituationen ist die oft nicht zielführend. Immerhin, diese Einsicht aber hilft

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Beziehungsarbeit wird von guten Verhandler bewusst eingesetzt, um die Verbindlichkeit, die Kooperationsbereitschaft und das Vertrauen zu erhöhen. Beziehungsarbeit bedeutet, gezielt auf einen Menschen zuzugehen, etwas gemeinsam mit ihm zu erleben, persönliche Berührungspunkte herzustellen oder andere in der Beziehungsbildung anzuleiten. Die wichtigsten Aspekte der Beziehung in Verhandlungen sind Respekt, Kooperationsbereitschaft und Vertrauen.

Einen Beziehungsfaden zum anderen Menschen zu spinnen, ist die wichtigste Tätigkeit, um das gegenseitige Vertrauen herzustellen. Denn eine der Voraussetzung für eine Einigung ist, neben den gemeinsamen Interessen, ein Minimum an gegenseitigem Vertrauen. In Situationen von Misstrauen wird dieser Faden geschwächt. Starkes Misstrauen zwischen den Verhandlungspartnern kann den Beziehungsfaden zum Reissen bringen. Bei verlorenem Vertrauen ist die Beziehung derart gerissen, dass ein erneutes Anknüpfen oft schwer, manchmal gar unmöglich wird. Misstrauen führt zu einer gestörten, eingeschränkten und oder gar unvollständigen Kommunikation. Damit wird die Kooperationsbereitschaft der Parteien und somit das Verhandlungsergebnis stark beeinträchtigt.

Zwischen Kooperationsbereitschaft und Vertrauen besteht ein enger Zusammenhang, denn ohne ein Minimum an Vertrauen wird auch nicht kooperiert. Die drei Aspekte, Respekt, Kooperationsbereitschaft und Vertrauen sind unabdingbar. Gegenseitige Sympathie ist sehr nützlich. Alle sind sehr stark voneinander abhängig und somit nur schwer isoliert zu betrachten.

Ein Kontakt vor der Verhandlung bei sich gegenseitig unbekannten Verhandlungspartnern ist sehr sinnvoll, um zu mehr Kooperationsbereitschaft, zu einem Vertrauensaufbau und so zu besseren Resultaten zu gelangen. Genauer gesagt: Der erfahrene Verhandlungsführer versucht ohne die situative Spannung der eigentlichen Verhandlung vorab eine sinnvolle Begegnung mit den Verhandlungspartnern herzustellen. Dazu gehört, dass einem der Andere wichtig ist, man sein Verhalten ernst nimmt, seine Gefühle respektiert und seine Persönlichkeit als wertvoll erachtet. Der Respekt ist also der Rocken von dem sich ein Beziehungsfaden spinnen lässt. Der Rocken ist ein altes stabförmiges Gerät an dem die zum Spinnen eines Fadens notwendigen Fasern befestigt werden. In übertragenen Sinn entspricht der Rocken dem Respekt von dem die einzelnen zwischenmenschlichen Aspekte zu einem Beziehungsfaden entwickelt werden. Mit diesen Fäden wird auch ein Geflecht von Vertrauen gewoben.

Die Beziehungsarbeit verlangt auch, dass der Verhandler sich mit seinen persönlichen Seiten einlässt, darum bemüht ist, Vertrauen herzustellen und persönliche Sichtweisen auszutauschen. Dazu gehört auch, seine eigenen Gefühle auszudrücken (mittels Zwiegespräch, Körpersprache, usf.) ohne in den Autopiloten, also in die Muster des eigenen Egos, zu fallen. Dies wird oft mit dem Begriff, Emotionsarbeit als eine besondere Form der Beziehungsarbeit beschrieben. Emotionsarbeit meint den planvollen Umgang mit Emotionen in personenbezogenen Aufgaben, wie Verhandlungsführung und gemeinhin auch in Dienstleistungsberufen.

Beziehungs- und Emotionsarbeit kann auch das Hinterfragen eigener Verhaltensmuster sowie von Mustern für bestimmte Verhaltensweisen dem Anderen gegenüber beinhalten. Durch eine gesunde Beziehungsarbeit kann erkannt werden, wie Äusserungen zu werten sind. Oft entstehen Kommunikationspannen dadurch, dass Aussagen falsch interpretiert werden. Die Vertrauensbeziehung ermöglicht Rückfragen sehr viel einfacher.

Der Begriff Verhandlungsdilemma bezeichnet den bewussten Entscheid zwischen Forderungen, welche sich auf die Verhandlungsmasse einerseits und Konzessionen zur Beziehungshygiene andererseits beziehen. Denn die zu enge Beziehung zwischen den Verhandlungspartnern kann sich auch negativ auf das Verhandlungsergebnis auswirken. In persönlichen Beziehungen, der Familie oder zwischen Freunden werden oft zu schnell Kompromisse eingegangen und dadurch nicht alle Möglichkeiten ausgeschöpft in der Verhandlungssubstanz zu optimalen Verhandlungsergebnissen zu gelangen. Gerade im persönlichen Umfeld sind die Ergebnisse von Verhandlungen und die gesamte Verhandlungsführung so stark von der Beziehung beeinflusst, dass oft ökonomisch rationale Entscheidungen nicht getroffen werden. Beziehungsorientierte Kompromisse sind aus rein ökonomischer Sicht meist nicht nachvollziehbar.

Letztlich ist Verhandeln die Kunst, Möglichkeiten zu gestalten. Beziehungsarbeit soll aber Verhandlungen fördern, um bestmögliche Vereinbarungen zu erzielen, nicht aber diesen Prozess dominieren. Wie Beziehungsarbeit, gehören Verhandlungen zu den grundlegenden Tätigkeiten im Alltag, auch von Unternehmern und Führungskräften. Doch trotz der hohen Praxisrelevanz mangelt es vielen Verhandlungsführern an vertieften Kenntnissen in dieser Disziplin.

Wie die uralte Tätigkeit des Spinnens von Fäden vom Rocken und das Stoffweben ist Verhandeln nicht nur Kunst, sondern vor allem auch erlernbares Handwerk.