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Nur wenige Köche zaubern aus vorhandenen Zutaten spontan ein festliches Menü. Solches gelingt nur den grossen Könnern. Für die Hausfrau, wie den Koch gilt: Vor dem Kochen wird das Rezept bestimmt. Ganz besonders, wenn das Essen wichtig ist. Eine neue Liebe durch den Magen verstärkt werden soll; sich die gestrengen Verwandten auf einen Pflichtbesuch aufgedrängt haben oder ein Fest ansteht, das seiner Einmaligkeit wegen ganz speziell zelebriert werden soll. Der Prozess, der Ablauf und die Zutaten zum Essen werden vorher sorgfältig bestimmt und abgewogen.

In Verhandlungssachen sind die meisten Menschen nicht derart sorgfältig. Nicht oft wird zu Beginn zwischen den Parteien der Prozess besprochen: Die Verhandlung verhandelt. Viele Verhandlungen dauern unnötig lange oder scheitern gar, weil der Prozess nicht vorab besprochen und von den Parteien gemeinsam festgelegt wurde. Die Zeit, welche sich Verhandlungsparteien zu Beginn nehmen, um sich über den Verhandlungsablauf zu einigen, sparen sie sich nachher ein Mehrfaches. Die Frage stellt sich: Welche Punkte sollen vorab, also vor der eigentlichen Verhandlung, geklärt werden?

Oft sind formale Verhandlungen eine fliessende Fortsetzung von Sondierungsgesprächen, welchen einen explorativen Charakter haben. In den Vorgesprächen haben sich gewisse vage Einigungspunkte herausgebildet, welche in formalen Verhandlungen vertieft zu formulieren sind. Die heissen Punkte werden bewusst vage gehalten, um zuerst Klarheit des Kontextes zu erhalten, bevor Konzessionen gemacht werden, um zu einer definitiven Einigung zu gelangen. Vorgespräche werden sehr oft auf der höchsten Ebene geführt und die Aushandlung einer Einigung an eine tiefere Stufe oder spezielle Gruppe delegiert. In dieser Situation sind die Personen am Verhandlungstisch zu benennen. Je nach Vertraulichkeit der Gespräche ist der Ort zu wählen. Oft ist ein neutraler Ort angezeigt, damit keine Partei einen Heimvorteil für sich beanspruchen kann. Daneben sind alle Punkte zur Delegation der Verhandlungsführung auf beiden Seiten zu regeln.

Früh zu Beginn jedes formalen Verhandlungsprozesses steht die Diskussion über die Vertragsgrundlage. Hier unterscheidet sich die kontinentaleuropäische von der angelsächsischen Ausgangslage. Im Gegensatz zu den Europäern, präsentieren die Angelsachsen praktisch nie einen Vertragsvorschlag – Standardgeschäfte ausgenommen. In den Verhandlungen zwischen den Parteien werden dort wesentlichen Punkte ausgehandelt, vielleicht noch die Heads of Agreement. Die Ausformulierung und Verhandlung des Vertrages wird in den USA immer den Juristen überlassen. Die (Kontinental-)Europäer legen oft einen Vertragsvorschlag vor. Besonders, wenn zwei Entwürfe vorliegen, entsteht die erste heftige Diskussion, welcher Entwurf als Grundlage dienen soll. Wie kann diese erste Hürde elegant genommen werden? Schliesslich ist mindestens eine (meist die schwächere) der beiden Parteien im klassischen Dilemma in der Substanz Konzessionen zu machen, um die Beziehung nicht zu gefährden oder möglicherweise zu verbessern.

Bei der Durchsicht der Struktur und des Aufbaus des Vertrages wird schnell klar, ob das Dokument sehr juristensichtig erstellt wurde. Erinnern wir uns, insbesondere bei Erfüllungstransaktionen, wie Projekte oder M&A-Situationen: Für die Parteien ist der Vertrag Ausgangsbasis für eine Realisierung, die Umsetzung des Verhandlungsergebnisses. Rechtslastige Verträge bedienen in ihrer Struktur nicht die operative Umsetzung, sondern gerichtsprozessualen Erfordernisse. Mit der Diskussion, wie eine Einigung umgesetzt werden würde, kann auch die Struktur eines ganz anders aufgebauten Vertrages argumentiert werden. Zudem wird den Parteien klarer und bewusster, dass die Gespräche nicht einem schnellen Deal dienen, sondern der Realisierung der Verhandlungseinigung. Aus dieser operativen Umsetzungsoptik machen Vertragskonzeptionen Sinn, welche in Teilen stufen- und bereichsgerecht delegiert werden können. Die Diskussion zum Design oder Architektur eines Vertragswerkes ist somit ein guter Einstieg, um die Vertragsredaktion zu übernehmen.

Bei den Angelsachsen muss neben dem Term-Sheet auch die Struktur des Vertrages diskutiert werden. Die Argumentation, was das Vertragsdesign anbetrifft, verläuft in etwa ähnlich, wie unter geschilderten europäischen Gesichtspunkten.

Die zweite konkrete Diskussion betrifft den Rhythmus der Verhandlungssitzungen und das Vorgehen, in welchen Schritten die Einigung zu Stande kommen soll. Hier stehen sich zwei Sichten gegenüber: „Lass uns die Knackpunkte vorab lösen – dann ergibt sich der Rest.“ versus „Die Fleissarbeit der generellen Punkte erledigen wir in wenig Zeit, dann setzen wir uns mit den Hauptpunkten auseinander.“ Beide Ansätze sind möglich. Sie signalisieren aber unterschiedliche Botschaften: „Wenn wir uns in den Hauptpunkten nicht einigen, so sind die Details nur Zeitverlust.“ oder „In Details lernen wir uns kennen, was uns in den schwierigen Punkten eine Eignung erleichtert. Wir sind an einer Einigung interessiert und investieren die Zeit.“

Die Planung der Termine kann zu Beginn erfolgen. Damit geben sich die Verhandlungsparteien einen Zeitplan und darin eingebunden eine Grobagenda.

Dies sind einige wenige Gedanken und Erfahrungen zu minimalen Übereinkünften, was den Prozess anbetrifft. Sie helfen Verhandlungen effizient zu gestalten. Der Verhandlungserfolg wird dadurch wahrscheinlicher, aber nicht garantiert. Ein Rezept wird schliesslich erst durch gekonntes Kochen zu einem guten Essen.

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