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Beziehungsarbeit wird von guten Verhandler bewusst eingesetzt, um die Verbindlichkeit, die Kooperationsbereitschaft und das Vertrauen zu erhöhen. Beziehungsarbeit bedeutet, gezielt auf einen Menschen zuzugehen, etwas gemeinsam mit ihm zu erleben, persönliche Berührungspunkte herzustellen oder andere in der Beziehungsbildung anzuleiten. Die wichtigsten Aspekte der Beziehung in Verhandlungen sind Respekt, Kooperationsbereitschaft und Vertrauen.

Einen Beziehungsfaden zum anderen Menschen zu spinnen, ist die wichtigste Tätigkeit, um das gegenseitige Vertrauen herzustellen. Denn eine der Voraussetzung für eine Einigung ist, neben den gemeinsamen Interessen, ein Minimum an gegenseitigem Vertrauen. In Situationen von Misstrauen wird dieser Faden geschwächt. Starkes Misstrauen zwischen den Verhandlungspartnern kann den Beziehungsfaden zum Reissen bringen. Bei verlorenem Vertrauen ist die Beziehung derart gerissen, dass ein erneutes Anknüpfen oft schwer, manchmal gar unmöglich wird. Misstrauen führt zu einer gestörten, eingeschränkten und oder gar unvollständigen Kommunikation. Damit wird die Kooperationsbereitschaft der Parteien und somit das Verhandlungsergebnis stark beeinträchtigt.

Zwischen Kooperationsbereitschaft und Vertrauen besteht ein enger Zusammenhang, denn ohne ein Minimum an Vertrauen wird auch nicht kooperiert. Die drei Aspekte, Respekt, Kooperationsbereitschaft und Vertrauen sind unabdingbar. Gegenseitige Sympathie ist sehr nützlich. Alle sind sehr stark voneinander abhängig und somit nur schwer isoliert zu betrachten.

Ein Kontakt vor der Verhandlung bei sich gegenseitig unbekannten Verhandlungspartnern ist sehr sinnvoll, um zu mehr Kooperationsbereitschaft, zu einem Vertrauensaufbau und so zu besseren Resultaten zu gelangen. Genauer gesagt: Der erfahrene Verhandlungsführer versucht ohne die situative Spannung der eigentlichen Verhandlung vorab eine sinnvolle Begegnung mit den Verhandlungspartnern herzustellen. Dazu gehört, dass einem der Andere wichtig ist, man sein Verhalten ernst nimmt, seine Gefühle respektiert und seine Persönlichkeit als wertvoll erachtet. Der Respekt ist also der Rocken von dem sich ein Beziehungsfaden spinnen lässt. Der Rocken ist ein altes stabförmiges Gerät an dem die zum Spinnen eines Fadens notwendigen Fasern befestigt werden. In übertragenen Sinn entspricht der Rocken dem Respekt von dem die einzelnen zwischenmenschlichen Aspekte zu einem Beziehungsfaden entwickelt werden. Mit diesen Fäden wird auch ein Geflecht von Vertrauen gewoben.

Die Beziehungsarbeit verlangt auch, dass der Verhandler sich mit seinen persönlichen Seiten einlässt, darum bemüht ist, Vertrauen herzustellen und persönliche Sichtweisen auszutauschen. Dazu gehört auch, seine eigenen Gefühle auszudrücken (mittels Zwiegespräch, Körpersprache, usf.) ohne in den Autopiloten, also in die Muster des eigenen Egos, zu fallen. Dies wird oft mit dem Begriff, Emotionsarbeit als eine besondere Form der Beziehungsarbeit beschrieben. Emotionsarbeit meint den planvollen Umgang mit Emotionen in personenbezogenen Aufgaben, wie Verhandlungsführung und gemeinhin auch in Dienstleistungsberufen.

Beziehungs- und Emotionsarbeit kann auch das Hinterfragen eigener Verhaltensmuster sowie von Mustern für bestimmte Verhaltensweisen dem Anderen gegenüber beinhalten. Durch eine gesunde Beziehungsarbeit kann erkannt werden, wie Äusserungen zu werten sind. Oft entstehen Kommunikationspannen dadurch, dass Aussagen falsch interpretiert werden. Die Vertrauensbeziehung ermöglicht Rückfragen sehr viel einfacher.

Der Begriff Verhandlungsdilemma bezeichnet den bewussten Entscheid zwischen Forderungen, welche sich auf die Verhandlungsmasse einerseits und Konzessionen zur Beziehungshygiene andererseits beziehen. Denn die zu enge Beziehung zwischen den Verhandlungspartnern kann sich auch negativ auf das Verhandlungsergebnis auswirken. In persönlichen Beziehungen, der Familie oder zwischen Freunden werden oft zu schnell Kompromisse eingegangen und dadurch nicht alle Möglichkeiten ausgeschöpft in der Verhandlungssubstanz zu optimalen Verhandlungsergebnissen zu gelangen. Gerade im persönlichen Umfeld sind die Ergebnisse von Verhandlungen und die gesamte Verhandlungsführung so stark von der Beziehung beeinflusst, dass oft ökonomisch rationale Entscheidungen nicht getroffen werden. Beziehungsorientierte Kompromisse sind aus rein ökonomischer Sicht meist nicht nachvollziehbar.

Letztlich ist Verhandeln die Kunst, Möglichkeiten zu gestalten. Beziehungsarbeit soll aber Verhandlungen fördern, um bestmögliche Vereinbarungen zu erzielen, nicht aber diesen Prozess dominieren. Wie Beziehungsarbeit, gehören Verhandlungen zu den grundlegenden Tätigkeiten im Alltag, auch von Unternehmern und Führungskräften. Doch trotz der hohen Praxisrelevanz mangelt es vielen Verhandlungsführern an vertieften Kenntnissen in dieser Disziplin.

Wie die uralte Tätigkeit des Spinnens von Fäden vom Rocken und das Stoffweben ist Verhandeln nicht nur Kunst, sondern vor allem auch erlernbares Handwerk.

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In den ersten beiden Gestationssequenzen setzt sich eine gute Vorbereitungsarbeit mit den Interessen und Zielen der eigenen Seite und der Gegenpartei auseinander. Die dritte Sequenz setzt sich mit der Beziehung der Parteien auseinander. Verhandlungen werden durch und von Menschen geführt. Treffen Menschen aufeinander, entsteht eine Beziehung. Diese Beziehungen sind von kurzer oder längerer Dauer. Beziehungen bauen sich spontan unbewusst oder geplant und zweckorientiert auf.

3. Die Beziehung

Die Beziehungen in Verhandlungen zwischen Organisationen werden nützlicher weise in zwei Sphären unterschieden: Direkte Beziehungen, wie zwischen zwei Verhandlungsteams und das Netz der weiteren Beziehungen, welche die Teams nicht oder indirekt nutzen. Gleiches gilt auch für Verhandlungen zwischen zwei einzelnen Personen. Beide Menschen sind in zwei separierbaren Sozialnetzen eingebunden, welche irgendwo durch Personen gemeinsame Beziehungspunkte aufweisen. Bei zwei Ehepartnern sind dies die Familien, Freunde und Bekannte. In persönlichen Verhandlungen können Beziehungen nicht immer geplant werden. Transaktionsverhandlungen basieren praktisch immer auf bewusst geschlossenen Beziehungen. Eine spezifische Transaktionen, also Kauf – Verkauf einer Sache oder Leistungen definiert die Parteien. Einfacher gesagt: eine Wurst gibt es beim Wurster, Detailhändler, vielleicht noch an der Tankstelle, aber kaum im Gartenbaugeschäft zu kaufen.

Die bewusste Gestaltung der Beziehung geschieht in der Abfolge

  • Analyse,
  • Definition,
  • Planung und
  • Implementierung.

Die Analyse

konzentriert sich auf zwei Teilbereiche. Erstens werden tatsächlich vorhandene Beziehungen ermittelt, dann die ideellen, kulturellen und interessenbasierten Grundlagen der Beziehungen festgehalten. In den folgenden Ausführungen sind die interkulturellen Aspekte nicht enthalten.

a)      Beziehungskarte. Verkäufer im B2B-Umfeld werden geschult Beziehungskarten der Kunden herzuleiten. Dabei werden formal-hierarchische und informelle Beziehungen ermittelt und visualisiert. In den Knotenpunkten stehen einzelne Personen. Diesen Personen werden unterschiedliche Interessenstati in Bezug zu einem Geschäft zugeordnet. Sie sind Entscheider, Beeinflusser, Experten oder Neutrale für oder gegen das Projekt. Die Beziehungskarten sollen zur indirekten Beeinflussung im späteren Verhandlungsgeschehen dienen. Im Verlaufe der Verhandlungen wird die Beziehungskarte nachgeführt, weiter ergänzt und wechselnde Stati vermerkt. Bei Einkäufern ist diese Technik nicht sehr verbreitet, obwohl sie sehr nützlich wäre. Gute Verhandlungsführer versuchen in der eigenen Organisation den Grundsatz der alleinigen Ansprechperson für eine Verhandlungssache zu etablieren. Dieser SPOC (Single point of Contact) dient zum Schutz vor indirekter Beeinflussung. Der Schutz ist jeweils so gut, wie die Disziplin der Beteiligten in einer Organisation. Dies verlangt eine hohe Überzeugungsfähigkeit und einiges Politikgespür des Verhandlungsführers.

b)      Beziehungstopografie. Bewusst gestaltete Beziehungen basieren auf gemeinsamen Interessen, gleichen Prinzipien und geteilten Wertvorstellungen. Die Beziehungstopografie ist eine Systematik die Grundlagen von Beziehungen abzubilden.

Definition.

Um die Beziehungsarbeit geplant angehen zu können, ist die Zweck und Ziel der Beziehung zu definieren. Neben der absoluten Wichtigkeit spielt der Zeithorizont der Sollbeziehung für die Definition eine wichtige Rolle. Ist die Beziehung von eher kurzer Dauer oder soll die Beziehung langfristig angelegt sein?

Planung.

Die Planung der Beziehungsarbeit sollte nicht theoretisch erfolgen. Vor komplexen Verhandlungen und langfristig angelegten Beziehungen ist es oft üblich, dass sich die Verhandlungspartner vorab bei einem Essen oder einem Kaffee etwas besser kennen lernen. Dieses informelle Treffen dient, die persönliche Beziehung zwischen den Verhandlungsakteuren anzubahnen, die Beziehungsarbeit zu planen und die nächsten Schritte gezielt machen zu können. Die Absicht ist, leichter eine gute Verhandlungslösung zu erreichen. Die Praxis lehrt, wie entscheidend eine gute Beziehung zwischen den Vertretern der Verhandlungsparteien für das Erreichen von guten Ergebnissen ist. Ein gewisses Mass an Sympathie zwischen den Verhandlungspartnern fördert Ergebnis der Verhandlung.

Implementierung.

Beziehungen entstehen, ob die Beteiligten wollen oder nicht, Kommunikation oder Verhandeln ohne Beziehung ist keine Option. Die Gestaltung der Beziehung erfordert Beziehungsarbeit. Dies ist das Vorgehen in zwischenmenschlichen Beziehungen, in dem von den Beteiligten bewusst versucht wird, ihr Verhalten gegenüber dem jeweils anderen zu hinterfragen und im Sinne einer positiven Gestaltung der Beziehung veränderbar zu halten mit der Absicht, Vertrauen zu ermöglichen, grössere Abstimmung in den Verhandlungspunkten und offeneren Austausch zu erreichen.